Muchas pequeñas empresas se enfrentan a problemas para gestionar los datos sin cometer errores. Este problema puede generar graves preocupaciones si los datos se manejan de forma deshonesta. Sin embargo, la tecnología moderna puede ayudar a superar el problema.
En la actualidad, el OCR con IA ha hecho que el procedimiento de entrada de datos sea muy fácil, rápido y preciso. Esto garantiza que no se necesite tanto esfuerzo humano para llevar a cabo las tareas de manejo de datos. En un artículo anterior en este blog, vimos como obtener textos de una imagen jpg en nuestro editor preferido para agilizar la edición.
Ahora, el blog le ayudará a saber sobre cómo la IA ayuda a automatizar sus tareas de entrada de datos. Veamos una forma posible y rápida.
Cómo la entrada automatizada de datos puede transformar su negocio:
Aumente la velocidad de entrada de datos:
Con la tecnología OCR de IA, la velocidad de entrada de datos ha aumentado. Un estudio reveló que un mecanógrafo promedio puede escribir alrededor de 50 a 80 palabras por minuto. Este recuento de palabras es solo para una persona general. Si se trata de un trabajo de entrada de datos técnicos, este recuento de palabras puede ser incluso menor. Pero utilizando OCR, se pueden escanear miles de palabras y convertirlas en hojas de cálculo en segundos.
Por ejemplo, tiene un registro de finanzas y desea digitalizarlo. En este caso, capturar las imágenes de las hojas de papel y luego convertirlas en un archivo inteligente de Excel puede ahorrarle mucho tiempo. Para este propósito, puede utilizar el Convertir JPG a Excel, una herramienta en línea que ayuda a convertir JPG a hojas de cálculo de Excel sin ningún error.
Escalabilidad de los procesos de negocio:
La escalabilidad es muy importante para que el sector financiero de una empresa funcione sin problemas. Supongamos que usted es un empleado administrativo y tiene que gestionar los datos salariales de 100 empleados en un solo día. En este caso, copiar y pegar los datos de cada empleado consumirá mucho esfuerzo y tiempo, y reducirá la eficiencia.
Pero utilizando el convertidor de JPG a Excel, esta tarea se puede completar en una hora (para 100 empleados). Esto proporciona más tiempo para otras tareas que pueden aumentar la productividad. Este aumento de la productividad afecta directamente a la escalabilidad de la empresa de forma positiva.
Fácil de entrenar a nuevos empleados:
La formación consume mucho tiempo. Especialmente en el proceso de entrada de datos, la formación puede abarcar más de 3 meses, lo que es mucho tiempo. Con la tecnología de OCR de IA, puede ahorrar este tiempo de formación. Por ejemplo, puede enseñar a los empleados a utilizar diferentes convertidores de Windows en línea para convertir copias impresas de documentos financieros en formato digital.
Estas herramientas se pueden utilizar con una formación mínima, que consta de unos dos días. Una vez que los empleados consiguen que los expertos las utilicen, se pueden acelerar los procedimientos de manejo de datos.
Salida estandarizada:
Si sus datos están bien estructurados y libres de errores, sus registros financieros estarán completamente protegidos, serán auténticos y confiables. Es mucho mejor en comparación con los trabajos de ingreso manual de datos, en los que puede cansarse y cometer errores.
El OCR con inteligencia artificial le ayuda a contar con resultados que, en última instancia, hacen que sus tareas sean súper eficientes y estén libres de errores.
Reducir la tasa de errores en la entrada de datos:
Los humanos pueden cometer errores. El rango de errores que comete un humano puede variar entre el 18% y el 40% cuando se trata de ingresar datos. Con este alto porcentaje de errores, ninguna entrada de datos se puede realizar de manera correcta. Sin embargo, el uso de un convertidor de OCR o un software puede hacer que esta tarea esté libre de errores. Según un estudio, la tasa de error en la entrada de datos mediante OCR ha disminuido hasta un 0,05%. Con este pequeño error, la entrada de datos se vuelve más precisa.
Factores a tener en cuenta al elegir un sistema de entrada de datos automatizado:
A la hora de elegir un sistema de entrada de datos automatizado, se deben tener en cuenta los siguientes factores:
● Facilidad de integración
● Escalabilidad
● Precisión y fiabilidad
● Cuestiones de seguridad
● Soporte y reputación del proveedor
La gente también pregunta:
¿Qué es un ejemplo de procesamiento automatizado de datos?
Uno de los mejores ejemplos de entrada de datos automatizada es el uso del convertidor de JPG a Excel. Con este convertidor, puede cargar imágenes de los datos que obtenga de los miembros de su equipo (o incluso capturarlas con la cámara de su teléfono móvil). El convertidor tardará unos minutos en convertir los datos de la imagen en un archivo Excel profesional, prácticamente sin errores.
¿Por qué no está automatizada la entrada de datos?
Si hay trabajos de ingreso de datos donde una persona tiene que gestionar datos más técnicos, se ignora la necesidad de software e IA y la persona verifica cuidadosamente cada aspecto para anular cualquier problema.
