5 preguntas necesarias sobre Gestión del Conocimiento

Desde que las computadoras comenzaron a masificarse en las organizaciones, la gestión del conocimiento ha tomado un impulso importante como activo inmaterial de una organización, sobre todo aquellos activos que pueden aportar valor económico a la organización.

Es por ello que el conocimiento se ha convertido en uno de los activos más importantes, y es debido a que su gestión crea riqueza o valores añadidos, que facilitan alcanzar una posición descartable en el mercado. Por esta razón voy a dejarles aquí cinco preguntas importantes y su respectivas respuestas que nos ayudaran a comprender lo beneficioso de adoptar medidas que nos permita aprovechar el conocimiento a nuestro favor.

¿Qué es la Gestión del Conocimiento?

El conocimiento es información recopilada, codificada, analizada y organizada. Es decir, es un activo intangible que requiere de una procesamiento de datos e informacion para generar valor y utilidad.

Es la representación simbólica de aspectos de algún universo del discurso nominado: Saber + Experiencia + Destreza + Habilidad

Indica Blanco Encinosa en Notas para un curso sobre inteligencia artificial.

¿Cuál es el significado de conocimiento?

Hay que tener en cuenta que el conocimiento se caracteriza por dos elementos esenciales: el sujeto que conoce y el objeto que es conocido. Establecer una correlación entre el sujeto y el objeto. Transmitirse y expresarse por medio del lenguaje. Y estos sujetos pueden ser personas u organizaciones.

Por ello, la principal característica funcional del sistema de gestión del conocimiento es hacer coincidir las necesidades concretas de información de las distintas personas y equipos de trabajo con la disponibilidad efectiva de dicha información.

¿Cómo se da el conocimiento?

1. Por el intercambio de conocimiento como un hábito. Antes de preocuparte por generar una «cultura de la innovación», ocúpate de instalar una de «intercambio de conocimiento» como un hábito en tu empresa. Si estableces los mecanismos adecuados, podrás generar el entorno ideal para que florezca la innovación. Lo ideal es reconocer y recompensar a aquellas personas que comparten el conocimiento con otros. Como sugerencia, reduce al mínimo la rotación de personal y genera espacios de diálogo de forma consciente y permanente.
2. A través de Programas de consejeros o líderes. El intercambio de saberes requiere del contacto continuo entre «personas que conocen». Asignar un consejero o líder te servirá para que el personal nuevo, los más jóvenes o aquellos que requieran adquirir nuevas experiencias, se beneficie del conocimiento de los más experimentados.
3. Usando La tecnología. Para lograr una mayor transmisión de las diferentes experiencias y que estas no se queden centradas en algunos miembros, aumenta el uso de las tecnologías. A nivel de información, esto reducirá costos y mejorará el uso y la transmisión del conocimiento. Por otra parte, a nivel de estructura, tendrá un buen efecto en el intercambio de saberes y en las relaciones personales de los miembros. Por último, en el aspecto comercial permitirá la disminución de costos logísticos, facilitará la comunicación con los clientes y optimizará la imagen de la marca.
4. Con el Trabajo en equipo. Cuando el funcionamiento de la empresa está basado en las capacidades particulares, el conocimiento de la organización es la suma de los saberes individuales. Sin embargo, cuando la compañía funciona con verdaderos equipos, su capacidad es muy superior por la ganancia producida por los intercambios, la creatividad y el efecto de sinergia. Recuerda, en un grupo las contribuciones personales aportan, mientras que en un equipo tienden a multiplicarse.
5. La Capacitación. El conocimiento debe administrarse con el mismo cuidado que los capitales económicos, y la capacitación y formación continua es la oportunidad perfecta para ampliar las habilidades de las personas que integran tu empresa. Este elemento te permitirá motivar, cambiar conductas, desarrollar capacidades, conducir a la empresa al proceso de cambio para incorporar nuevas tecnologías, producir mejoras en la gestión y generar un buen ambiente laboral.
6. La Innovación. El cambio cultural implica una mentalidad renovada y existen muchas acciones que unen la administración del conocimiento con la innovación. Este aspecto involucra la identificación de ideas, lograr que se transfieran y que evolucionen hasta que se transformen en nuevos procesos. Esto es precisamente una de las finalidades de la gestión de saberes.
7. Una Revisión constante. ¿Cómo puedes saber si tu inversión en administración del conocimiento está funcionando? La respuesta está en la revisión y valoración. Cuando creas indicadores efectivos y realizas un seguimiento de las métricas en torno a la gestión, es posible efectuar una evaluación exitosa de los beneficios del sistema implementado.

¿Para qué sirve la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es una nueva forma de gerenciar los procesos organizacionales. Su objetivo fundamental es identificar, capturar, desarrollar, distribuir y retener el conocimiento organizacional, y que tiene su origen y reside en las personas que componen la organización.

¿Cuáles son las formas de manejar la gestión el conocimiento?

Según Mercedes Hernández, directora de Socios en el Club Excelencia en Gestión, estas son las seis acciones que suelen ejecutar las compañías que reconocen la importancia de la gestión del conocimiento como un valor clave del desarrollo de la organización:

1. Conectar a las personas

La idea es conectar a las personas en torno a comunidades de aprendizaje y de prácticas. Hernández piensa que la colaboración es una de las maneras más efectivas para mejorar el intercambio de información, porque se involucra la comunicación directa. “El intercambio directo es un acto natural por el cual los individuos transmiten sus conocimientos, crean otros nuevos y aprenden”.

Hernández considera que, en términos prácticos, establecer un contexto de colaboración entre los empleados requiere el desarrollo de comunidades de prácticas. Y que estas se establecen cuando los profesionales se reúnen para intercambiar información y experiencias relacionadas con un tema en particular. Dentro de estas comunidades, los participantes pueden trabajar para resolver un problema o construir prácticas comunes.

2. Aprender de la experiencia

Se trata de aprender como equipo u organización y aplicarlo lo aprendido a la mejora continua de los procesos.

Cada individuo dentro de una organización ha recopilado un vasto conocimiento durante su experiencia de los procesos que ha vivido, que pueden ser útiles para los demás integrantes de la organización, en especial de aquellos que se incorporan de forma reciente.

Aunque en algunas oportunidades se lleva un registro del conocimiento que debe tenerse sobre los procesos, en manual o guía, en la mayoría de la experiencia de las personas en esas organizaciones no se sistematiza de forma cabal. Incluso, algunas habilidades personales y profesionales se consigue directamente de los expertos.

3. Mejorar el acceso a los documentos claves

Al parecer ya hay más bits almacenados que estrellas en el universo y que los datos serán el oro del siglo XXI. Una “moda” que ha llevado a muchas compañías a priorizar las inversiones en soluciones rentables de adquisición y almacenamiento de datos; y a relegar los esfuerzos que se deben realizar en los empleados para darles sentido y terminar convirtiéndolos en conocimientos y habilidades para facilitar la toma de decisiones.

Y es que, tal y como destaca Hernández, el verdadero valor solo surge si hay valoración humana y uso individual y colectivo: “La gestión del conocimiento debe estar enfocada en cómo desarrollar el valor de los datos”.

4. Blindar el conocimiento

Los expertos en gestión del conocimiento resaltan la importancia de proteger el saber-como de la empresa, para evitar la fuga de sus empleados y personal valioso en el cual se ha invertido.

Es más, “al formalizar, agrupar y hacer accesible el conocimiento, la empresa depende menos del conocimiento de un individuo o grupo de individuos”, sostienen desde el Club Excelencia en Gestión.

5. Compartir las buenas prácticas

Los observatorios temáticos, los foros de debate y todo tipo de evento en el que se pongan en común conocimientos entre pares constituyen estupendas herramientas para mejorar la competitividad. Es un practica que pocos realizan, pero que da buenos resultados.

“Es positivo incluso mirar hacia modelos de negocio diferentes, ya que sirve para descubrir nuevos enfoques y, en definitiva, diferenciarse de la competencia”, añaden.

6. Asociar el conocimiento a la mejora e innovación

Dado que la innovación está totalmente influenciada por la transformación y combinación de conocimiento de diferentes naturalezas, fomentar el intercambio entre los empleados, especialmente entre los diferentes departamentos de la organización, mejorará sustancialmente la capacidad de innovar.

En conclusión, la gestión del conocimiento es aspecto que ha tomado relevancia por el desarrollo que se ha tenido en el campo de la tecnología y la investigación en las organizaciones. Cada organización o persona aprovecha como administrarlo y sacarle provecho. ¿Tienes algún dato interesante para agregar sobre este tema? déjame tu comentario para tomarlo en cuenta en las próximas entradas.